„Einfach mal anfangen“ lautet der Rat an jene, die bisher Probleme hatten beim Delegieren. Was bedeutet, eine Aufgabe auszuwählen, bei der im Grunde nicht allzu viel schiefgehen kann sowie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die oder der dieser Sache gewachsen scheint. Und dann schrittweise vorzugehen. Wir geben hier Tipps fürs Machen.
Rechtzeitig beginnen
Die Zeit ist ein wichtiger Faktor beim Delegieren. Gilt es doch, eine Aufgabe frühzeitig abzugeben und damit nicht zu warten. Gleich zu Beginn ist zudem zu klären, ob die Betreffenden überhaupt freie Kapazitäten haben und ob sie die Aufgabe auch übernehmen wollen Bei der Gelegenheit (Transparenz!) sollten die MitarbeiterInnen auch erfahren, ob es sich um eine einmalige oder eine dauerhafte Delegation handelt.
Delegieren: Klare Ansage
Ist dies alles erledigt, geht es ans Gespräch. Denn MitarbeiterInnen können nur das erledigen, was man ihnen sagt und nicht das, was Chefin oder Chef nur denken. Die Einweisung sollte genau beinhalten, was zu tun ist, wie vorgegangen wird, wann die Aufgabe begonnen und wann sie fertig sein soll, wo sie erledigt wird und warum sie nötig ist.
Gleichzeitig ist es nötig, den MitarbeiterInnen die nötigen Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse zu übertragen und klar zu machen, dass sie die Verantwortung für die Ausführung tragen. Zugleich gilt es aber auch festzuhalten, dass sich Chefin oder Chef nicht ohne zwingenden Grund in die Ausführung der delegierten Arbeit einmischen – die MitarbeiterInnen jedoch bei Schwierigkeiten mit Rat und Tat unterstützen werden.
Termine machen
Wichtig ist, festzulegen, wann die Arbeit beendet sein muss, wann das Ziel/der Erfolg kontrolliert wird. Gegebenenfalls ist es auch sinnvoll – etwa bei sehr umfangreichen, langwierigen Aufgaben – Zwischenziele bzw. Zwischengespräche festzulegen.
Überprüfung
Sind die Arbeiten schließlich erledigt, kommt der letzte, wichtige Abschnitt: die Kontrolle, ob alles den Vorgaben gemäß durchgeführt wurde, wobei die MitarbeiterInnen abschließend (und zeitnah) über das Kontrollergebnis informiert werden. Ganz zum Schluss dann darf die Anerkennung der geleisteten Arbeit nicht fehlen. Und im Falle eines Misserfolgs konstruktive Kritik – hilfreich für alle, um es beim nächsten Mal besser zu machen.
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