Roter Faden für die Weihnachtsplanung

Im Lebensmittelhandel hat der Advent längst begonnen: Lebkuchen, Spekulatius und Dominosteine locken bereits seit September. Für die Apotheken bedeutet dies: Es ist höchste Zeit, sich auf das Fest vorzubereiten. Ob es um die Planung der Weihnachtsdeko geht, den Geschenken für die Kunden oder weihnachtliche Aktionen – wir liefern einen roten Faden für die Weihnachtsplanung.

„Ist denn schon wieder Weihnachten?“ Der Satz, mit dem ein einstiger Fußballstar seinerzeit in Werbespots auftrat, ist mittlerweile ein Klassiker. Und er bewahrheitet sich alle Jahre wieder. Gerade war noch Badezeit – und plötzlich sind die Schoko-Nikoläuse im Anmarsch. So wie jetzt. Deshalb ist es nun höchste Zeit zu überlegen: Wie sollte die Apotheke sich auf Weihnachten 2022 vorbereiten?

Weihnachtsplanung: Das ist zu tun

Folgende Themenbereiche spielen in der Vorbereitung der Weihnachtsaktivitäten eine wichtige Rolle:

• die Weihnachtsdeko
• Geschenke für Geschäftsfreunde und Kundschaft
• Weihnachtsgrüße an Geschäftsfreunde und Kundschaft
• das Sortiment: Geschenktipps für die Kundschaft incl. Einpackservice und Gutscheine
• die Personalplanung an den Feiertagen
• ggf. Aktionstage vor den Feiertagen

Weihnachtsplanung: Wie vorgehen?

Delegation ist ein wesentliches Stichwort bei allen Marketingaktivitäten. Besonders wichtig ist das Delegieren jedoch bei den Aktivitäten, die mit den Vorbereitungen auf Weihnachten zu tun haben: Damit lassen sich die Aufgaben in der noch zur Verfügung stehenden Zeit bewältigen. Wir geben Tipps, wie sich hier vorgehen lässt. Beispielsweise folgendermaßen:

• Im Team überlegen, welche Aktivitäten vor und an Weihnachten (siehe Liste oben) durchgeführt werden sollen. Also etwa: Wie und wo soll dekoriert werden? Will man Geschenketipps als Sonderplatzierung zeigen? Gibt es einen Einpackservice? Etc.
• Anschließend die Aufgaben verteilen – und dabei ggf. die jeweiligen Aufgaben nochmals in Untereinheiten aufsplitten. Beispiel: Ist eine vorweihnachtliche Aktion geplant, kann ein Teammitglied die Bestellung der Produkte übernehmen, weitere die Dekoration oder die Bestellung der Infomaterialien.
• Einen Zeitrahmen für die Erledigung der Detailaufgaben festlegen. Im Detail: klären, wann eine Aufgabe erledigt sein muss, wann ggf. Zwischentreffs im Team stattfinden sollten.
• Wichtig ist auch, einen finanziellen Rahmen für die Planung festlegen. Demnach klären: Was darf eine einzelne Maßnahme kosten? Gibt es Vergleichszahlen aus den Vorjahren?
• Schließlich empfiehlt es sich, die Evaluierung der Aktivitäten ebenfalls bereits einzuplanen. Ganz praktisch: Einen Zeitpunkt im Januar festlegen, zu dem alle Erfahrungen und Materialien der Vorweihnachtsaktivitäten zusammengetragen und festgehalten werden.

Extratipp: Alle Aktivitäten in einer Dokumentation festhalten – also etwa Zeitpläne, Kostenpläne, Angaben zur Delegation von Aufgaben. Diese Informationen lassen sich im kommenden Jahr gut verwenden.

Weihnachtsdeko

Wer einen Dekorateur beschäftigt, sollte zeitnah die Vorschläge für die diesjährige Deko mit ihm abstimmen. Wer selbst kreativ wird: Thema überlegen (ggf. im Team) Material besorgen (Delegatikon). Bis zum ersten Advent sollten alle „Vorweihnachtsaufgaben“ erledigt sein. Im Detail gehören dazu:

• Schaufensterdeko
• Außendeko der Apotheke
• Innendeko der Apotheke

Dran denken: Erster Advent ist in diesem Jahr am 27. November 2022.

Weihnachtsgrüße

Weihnachtsgrüße werden heutzutage nicht mehr zwingend in Form von Karten verschickt. Sie können auch per E-Mail versendet werden. (Hilfreich ist, schon vorab den Verteiler festzulegen. )

Allerdings lohnt es sich, die eigene Zielgruppe in den Blick zu nehmen. Denn gerade die ältere Generation schätzt (womöglich persönlich unterschriebene) Kärtchen aus der Apotheke. Eventuell ist zu überlegen, ob es eine Option wäre, die Weihnachtsgrüße zu splitten: in Kundschaft, die sich über eine weihnachtliche E-Mail freut und Kundschaft, die womöglich lieber traditionelle Kartengrüße bekommt.

Übrigens: Auch die Apothekenwebsite, auf Social Media und in den Werbematerialien sind Weihnachtsgrüße durchaus angebracht!  

Präsente für Geschäftsfreunde und Kunden werden spätestens jetzt ausgewählt: Die notwendige Anzahl festlegen, die Präsente bestellen und zugleich ggf. auch beizulegende Karten. Diese Kartengrüße lassen sich übrigens auch im Internet selbst herstellen.  

Geschenktipps

Die Geschenktipps der Apotheke für ihre Kunden lassen sich optimal in einer Sonderplatzierung präsentieren (z. B. in einem Regal, auf einem ansprechenden Tisch mitten in der Offizin). Das unterstützt die Kundschaft bei der Geschenkewahl und liefert Anregungen und Ideen – nicht nur für Last-Minute-Käufer.

Als Geschenktipps eignen sich beispielsweise Kosmetika, Nahrungsergänzungsmittel oder z. B. Blutdruckmessgeräte. Im Idealfall hat das Apothekenteam für die präsentierten Produkte auch die wichtigsten Nutzenargumente parat – das unterstützt die Beratung.

• Nicht fehlen darf die weihnachtliche Dekoration,
• nicht fehlen darf auch der Hinweis auf Geschenkgutscheine (rechtzeitig ordern!).
• Anbieten lässt sich zudem ein spezieller Einpackservice (ebenfalls rechtzeitig Papier und Scheifen ordern).
• Und, nicht vergessen: auf allen Geschenken Aufkleber mit Apothekenlogo/-adresse anbringen (Tipp: Auch diese lassen sich im Internet problemlos kreieren und ordern.)

Weihnachtsplanung: Aktionstipps

Besondere Aufmerksamkeit verschafft der Apotheke eine Aktion im Dezember. Die Themenvielfalt ist hier groß. Möglich sind beispielsweise:

• „Geschenktipps aus der Apotheke“
• „Gut vorbereitet in die Feiertage“ (Magen-Darm, Beruhigung und Stress)
• „Die Hausapotheke für Weihnachten rüsten“

Nicht vergessen

Weihnachtsfeier: Ratsam ist, den Termin für die Feier so früh wie möglich festzulegen. Denn in den Tagen vor Weihnachten wird es oftmals stressig und eng – und nicht alle Mitarbeiter sind dann in wirklicher Feierlaune. Nicht von ungefähr legen viele Unternehmen ihre Weihnachtsfeier mittlerweile in den November. Eine – stresslosere – Alternative ist eine Jahres-Anfangsfeier. Doch auch sie sollte noch im alten Jahr geplant werden.

Personalplanung: Rechtzeitig vor den Festtagen sollte bereits die Personalplanung über Weihnachten und Neujahr festgelegt werden. Also: Wer arbeitet wann und wie lange – und wie sieht der Notfallplan bei Krankheitsfällen aus?

Foto: @kangi