Wie nun sieht das Delegieren in der täglichen Praxis aus? Wie lässt es sich im Apothekenalltag umsetzen? Welche Schritte sind hier notwendig? Wir erläutern, wie sich hier am besten vorgehen lässt.
Am Beginn steht die Frage: Welche Aufgaben müssen ApothekenleiterInnen delegieren? Welche sollten, wollen und können sie delegieren? Empfehlenswert ist es, sich zunächst einen Überblick über alle Aufgaben und Arbeitsschritte zu verschaffen, die in der Apotheke regelmäßig anfallen und diese zu ordnen.
Aufgaben und Fähigkeiten angleichen
Routineaufgaben bzw. Aufgaben, wie sie für den PKA- oder PTA-Bereich typisch sind, sollten delegiert werden. „Hierzu gehören zum Beispiel die Verfallsdatenkontrolle, die Schaufensterdekoration, Rezepturen oder das Erledigen von Retouren“, so der Rechtsanwalt Martin Hassel, der seit Jahren Apotheker auf dem Weg in die Selbstständigkeit berät.
Im Anschluss folgt der Blick auf das Team. Dabei lässt sich z.B. überlegen, wo MitarbeiterInnen bestimmte Stärken haben und deshalb mit bestimmten Arbeiten betraut werden können. Beispiel: Eine PTA mit Erfahrungen im Bereich Kinderpflege kann selbständig das Thema „Mutter und Kind“ in der Apotheke betreuen – mit allen dazugehörigen Marketingaktivitäten, also Aktionen, Schaufensterdeko, Kundeninformationen.
Hierarchie der Aufgaben
Bei einfachen Aufgaben, die einmalig anfallen, lohnt sich das Abwägen: Die Einweisung der MitarbeiterInnen, der erste Schritt ins Delegieren, dauert womöglich länger als es Zeit in Anspruch nimmt, die Aufgabe selbst zu erledigen. Beispiel: die E-Mail-Anfrage einer Kundin zu beantworten.
Wichtige und komplexe Aufgaben sowie solche, die an die Person der ApothekenleiterInnen gebunden sind – etwa Anfragen aus der Kundschaft zu einer bestimmten Problematik, mit der Bitte um Beratungstipps und Produkthinweise oder auch Anfragen von der örtlichen Presse – sind zwar Chefsache. Doch auch hier ist es ggf. möglich, Unteraufgaben zu delegieren. Beispiel: im Internet AnsprechpartnerInnen zu einem bestimmten Thema zu recherchieren.
Delegieren: Prioritäten setzen
Und dann gibt es auch noch die Aufgaben, die man als Chefin, als Chef gerne selbst erledigen will. Immerhin hat man ja einmal bewusst diesen Beruf gewählt und will ihn auch ausfüllen – etwa indem man bestimmte Kundinnen und Kunden grundsätzlich selbst berät und auch geduldig die gesamte Familiengeschichte anhört… UnternehmensberaterInnen raten, diese Tätigkeiten mit Bedacht auszuwählen und klare Prioritäten zu setzen: was die Ziele angeht, die man mit der Apotheke noch erreichen will.
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