Geht es darum, die Zeiten der Jahresurlaube festzulegen, kann es durchaus knirschen. Nicht immer ist es einfach, die Wünsche der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander und zudem mit den Bedürfnissen der Apotheke abzustimmen. Experten raten daher zur frühzeitigen Urlaubsplanung. Und sie haben zudem Tipps parat, wie die Abstimmung im Team gelingen kann. Wir fassen zusammen, worauf es dabei in erster Linie ankommt.
Beginnen wir mit einem Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Sobald der Urlaubsplan in der Apotheke ausliegt, blockiert eine PTA sämtliche Brückentage für sich. Und der Chef: unternimmt nichts. Das Team solle sich untereinander einigen. Wie dies alljährlich endet, kann man sich vorstellen. Zudem zieht dieses Verhalten in eine enorme Fluktuation nach sich. Führung auf Augenhöhe sieht anders aus.
„Laufen lassen“ ist also keine Option, wenn es um den alljährlichen Urlaubsplan geht. Bei der „Treuhand Hannover“ etwa rät man, „Spielregeln für die Urlaubszeit“ einzuführen. Damit nicht „der Schnellste auch der Erfolgreichste beim Kampf um die besten Urlaubstage im Jahr ist“, wie die Experten der Plattform „Wirtschaftsforum“ anmerken.
Übersichtlich planen
Einen Überblick über die Urlaubszeiten der Belegschaft lässt sich bewährt auf Papier oder mittels EDV gewinnen. Dazu auf einem großen Jahresplaner oder in einem speziellen EDV-Tool für jeden Mitarbeiter farbige Markierungen festlegen. Zu Beginn wird markiert, wann besondere Ereignisse, etwa Aktionen in der Apotheke, anstehen und Mitarbeiter anwesend sein müssen. Anschließend werden die Urlaube der Teammitglieder eingetragen – und kritische Zeiten, Überschneidungen bzw. No-gos identifiziert.
Knackpunkte bei der Planung
Die wichtigsten Knackpunkte in der Urlaubsplanung sind hinlänglich bekannt: Schulferien, Feiertage und die Zeit rund um Brückentage. Ebenfalls bekannt sind die Themen, die dabei unter der Belegschaft verhandelt werden: Urlaub mit der Familie, Betreuung der Kinder, der Versuch, mit wenigen Urlaubstagen möglichst viel freie Zeit am Stück zu bekommen.
Die Arbeitgeber wiederum sind zwar prinzipiell gehalten, die Urlaubswünsche ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu berücksichtigen. Schließlich gilt es, dass alle Beteiligten die im Tarifvertrag festgelegte Anzahl von Urlaubstagen „zielführend“, also der Erholung dienend, verbringen können. Zugleich soll und muss die Apotheke überdies auch zu Urlaubszeiten betriebsfähig sein.
Spielregeln festlegen
Wie lassen sich hier Lösungen finden, mit der beide Seiten, sowohl das Team als auch die Apothekenleitung leben können? Die Experten der Treuhand, der Steuer- und Wirtschaftsberatung für Heilberufe, raten Apothekenleiterinnen und -leitern dazu, sich mit ihrem Team im Hinblick auf die Terminabstimmung auf bestimmte Regeln zu einigen. Demnach lässt sich beispielsweise folgendermaßen vorgehen:
- Die Terminabstimmung mit einem gemeinsamen Gespräch beginnen, in dem die Einzelnen darlegen, welche sozialen Bedürfnisse sie im Hinblick auf ihre Urlaubsplanung haben.
- Die Rahmenbedingungen für die Urlaubszeiten legen Apothekenleiterin oder -leiter fest. Ein Beispiel dafür: maximal eine Vollzeit- und eine Teilzeitkraft dürfen gleichzeitig im Urlaub sein.
- In die Urlaubsliste tragen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rotierend ein – in jedem Jahr darf also ein anderer beginnen. Aushilfen sind als Letzte dran.
- Wer auf die Schulferien angewiesen ist, hat zu diesen Zeiten den Vorrang.
In diesem Zusammenhang haben die Hannoveraner Experten noch zwei weitere Tipps parat: Die individuell erarbeiteten Regeln ließen sich durchaus in die Betriebsordnung übernehmen. Und: Empfehlenswert ist zu notieren, wann ein Teammitglied einen Urlaubswunsch genehmigt bekommen hat. Diese Info hilft dabei, leichter Gerechtigkeit herzustellen.
Die individuelle Situation betrachten
Lässt sich anhand dieser Vorgaben ein Urlaubsplan erstellen, mit dem alle zufrieden sind – umso besser. Ist dies nicht der Fall, hilft nur Kommunikation untereinander. Kompliziert werden kann die Situation beispielsweise, so heißt es im „Wirtschaftsforum“, wenn gleich mehrere Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern in einem bestimmten Zeitraum Urlaub machen wollen.
Die dortigen Experten raten, in diesem Fall weitergehende Gründe zu berücksichtigen. Ein Kriterium könnte die Beschäftigungsdauer der Mitarbeiterin sein, auch ließe sich anbieten, Brückentage in die Planung einzubeziehen. Klarheit schaffen könne auch der Blick auf das Vorjahr: Wer damals bevorzugt wurde, müsste demnach in diesem Jahr zurückstecken. Und, nicht zu vergessen: Die Sommerferien bieten durchaus die Variante, in der ersten oder der zweiten Hälfte einen längeren Urlaub zu nehmen.
Miteinander reden
Experten raten Chefinnen und Chefs, zunächst die Mitarbeiter zu bitten, die strittigen Fragen unter sich zu klären. Anders als im eingangs genannten Beispiel jedoch wäre es wichtig, wieder einzugreifen, wenn es keine Einigung gibt. Dann ist Reden angesagt – mit dem Ziel, die Probleme im Dialog zu lösen.
Foto: @kangi